Beleid van de stichting

Beleidsplan Stichting Paulien

(Geactualiseerd per 1 mei 2016)

De Stichting Paulien is opgericht in 2012. De statuten zijn gepasseerd op 5 september 2012 bij Notariskantoor van Hecke Houben te Heythuysen welke datum geldt als de formele stichtingsdatum. 

Het Beleidsplan strekt ertoe om in aanvulling op de Statuten van de Stichting nader aan te geven op welke wijze de Stichting in de praktijk vorm en inhoud wil geven aan de doelen van de Stichting, welke activiteiten ze daartoe wil ondernemen, welk financieel beleid ze wil voeren, hoe ze verantwoording wenst af te leggen en tevens op welke wijze ze naar buiten wil communiceren.

Het Beleidsplan omvat de volgende Hoofdstukken:

  • Aanleiding
  • Concretisering doelstellingen
  • Beleidsuitgangspunten
  • Financieel beleid
  • Verwerven van middelen
  • Beheer van het vermogen
  • Besteding van het vermogen
  • Begroting (startperiode en meerjarenbegroting)
  • Intern functioneren
  • Communicatie


  • Aanleiding

De Stichting is opgericht naar aanleiding van het overlijden van Paulien Wagemans op 19 juni 2012. Zij toonde zich in leven betrokken bij alles wat kwetsbaar was. Dat is ook de basisfilosofie die grondslag vormt van de Stichting. Wat kwetsbaar is binnen een maatschappij en wat het risico loopt te worden gemarginaliseerd kan juist van uitzonderlijke betekenis zijn. Dat geldt zowel op individueel niveau, binnen een gezin of binnen grotere sociale verbanden. Dat geldt ook voor natuur en landschap of voor culturele activiteiten. Lang niet alles wat kostbaar is heeft ook waarde binnen ons economisch systeem c.q. kan op bescherming en ondersteuning rekenen. 

  • Concretisering van de doelstellingen

In artikel 2 van de statuten van de Stichting staat beschreven dat de Stichting het doel wil bereiken door:

  • Het bieden van hulp aan mensen die in financiële problemen verkeren, niet kunnen rekenen op hulp van overheden en niettemin hulp nodig hebben om een menswaardig bestaan te leiden. 
  • Het bevorderen dat kinderen hun talenten kunnen ontwikkelen op het gebied van onderwijs en cultuur wanneer ouders of verzorgers daar onvoldoende toe in staat zijn.
  • Het ondersteunen van projecten in ontwikkelingslanden.
  • Het ondersteunen van projecten en initiatieven ter bescherming van natuur milieu en bevordering van duurzaamheid.
  • Het ondersteunen van organisaties en initiatieven op sociaal en cultureel gebied

en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.

 

In deze paragraaf worden deze deeldoelstellingen puntsgewijs nader uitgewerkt en toegelicht. Daarbij is gekozen voor een benadering waarbij per categorie specifieke situaties worden benoemd aan de hand waarvan wordt aangegeven waar de Stichting zich concreet op gaat richten.  

  • Het bieden van hulp aan mensen die in financiële problemen verkeren, niet kunnen rekenen op hulp van overheden en niettemin hulp nodig hebben om een menswaardig bestaan te leiden. 

Regelmatig komt het in de praktijk voor dat gezinnen in financiële problemen geraken. Dat geldt in het bijzonder voor gezinnen die als vluchteling van elders komen en een verblijfsstatus krijgen in Nederland. Vanaf dat moment wordt men geacht een zelfstandige huishouding te voeren.  Echter, probleem is dat men vaak niet of nauwelijks op de hoogte is van alle regelingen, men begrijpt formele berichten van overheden en instanties zoals energieleveranciers en woningcorporaties niet en laat daardoor betalingstermijnen verstrijken zonder zich daarvan bewust te zijn. Ook hebben inburgeraars vaak geen ervaring met planning van inkomsten en uitgaven omdat ze uit een cultuur komen waarin dat niet gebruikelijk is. Dat leidt tot situaties waarin men geconfronteerd wordt met betalingsboetes en/of dwangsommen terwijl het inkomen geen ruimte laat voor dergelijke kosten. Ook ontbreken kennis en middelen om gebruik te maken van de mogelijkheden van rechtsbescherming waardoor men fatale termijnen laat verlopen zonder de voorgeschreven actie te ondernemen. De mogelijkheden op het vlak van schuldhulpverlening zijn in dergelijke omstandigheden vaak beperkt. De veelal lage inkomens laten nauwelijks ruimte voor verplichte inhoudingen en afbetalingsregelingen. Men wordt verplicht te bezuinigen op basisuitgaven zoals voor voeding en kleding. Gezinnen kunnen zo van de ene knelsituatie in de andere geraken en slagen er van meet af aan niet in een situatie op te bouwen die perspectief biedt op een passende positie binnen onze samenleving.

Maar ook niet-inburgeraars kunnen in problemen komen zonder dat ze een beroep kunnen doen op noodzakelijke en adequate hulp. Er kunnen zich situaties voordoen waarin mensen te maken krijgen met een opeenstapeling van tegenslag binnen eenzelfde periode. Het inkomen laat vaak niet toe een financiële buffer te vormen zodat men dergelijke tegenslagen kan opvangen. In veel gevallen kan men dan een beroep doen op overheidsregelingen. Maar het komt incidenteel ook voor dat men net niet aan de voorwaarden van regelingen voldoet waardoor men er niet met succes een beroep op kan doen. Regelingen bieden bijvoorbeeld geen of weinig afwegingsruimte om van regels af te wijken.

In dergelijke noodsituaties stelt de Stichting zich tot doel incidenteel hulp en ondersteuning te bieden zodat mensen de tegenslag kunnen overwinnen en weer perspectief krijgen. De Stichting zal zich expliciet richten op ondersteuning en hulp in situaties waarin regelingen van overheden geen of onvoldoende uitkomst bieden. Bovendien moet er sprake zijn van knelsituaties. De Stichting zal geen aanvragen in behandeling nemen wanneer urgentie ontbreekt. Ook zullen verzoeken worden afgewezen wanneer middelen worden gevraagd voor uitgaven of voorzieningen die niet noodzakelijk worden geacht voor een normaal functioneren. Bij toewijzing van verzoeken voor hulp en ondersteuning zal de Stichting er dan ook op toezien, bijvoorbeeld door het stellen van controleerbare voorwaarden, dat toegezegde middelen worden aangewend voor het doel waartoe ze worden verleend.           

  • Het bevorderen dat kinderen hun talenten kunnen ontwikkelen op het gebied van onderwijs en cultuur wanneer ouders of verzorgers daar onvoldoende toe in staat zijn

 

Het is belangrijk dat kinderen in de gelegenheid verkeren hun talenten te volle te ontwikkelen. Daarbij kan het gaan om het volgen van opleidingen en/of het ontwikkelen van talenten op andere terreinen zoals muziek. Dat is echter niet altijd vanzelfsprekend. Bijvoorbeeld ontbreken de middelen voor de aanschaf van hulpmiddelen die voor een opleiding zijn vereist of voor het volgen van lessen op muzikaal of ander terrein die noodzakelijk zijn om talenten te ontwikkelen. Ook komt het voor dat getalenteerde kinderen uit bijvoorbeeld bijstandsgezinnen in een achterstandssituatie verkeren wanneer zij vervolgopleidingen willen volgen. Ouders zien bijvoorbeeld op tegen de daaraan verbonden kosten. Een speciale groep vormen kinderen uit vluchtelingengezinnen. Regelmatig komt het voor dat zij niet de noodzakelijke ondersteuning krijgen waardoor ze de gelegenheid missen om door hen gewenste studies te volgen. De Stichting stelt zich tot doel in dergelijke situaties hulp te bieden. Concreet kan het gaan om studieboeken maar ook om deelname aan activiteiten die voor een opleiding noodzakelijk c.q. gewenst zijn maar waarvoor de middelen in het gezin ontbreken. Ook hierbij geldt dat geen hulp wordt geboden wanneer gebruik kan worden gemaakt van reguliere regelingen van overheden. De Stichting zal zich richten op situaties waarin dergelijke regelingen, bijvoorbeeld vanwege daaraan verbonden voorwaarden of vanwege daarin opgenomen maxima, geen of onvoldoende uitkomst bieden. De Stichting zal er op toezien, bijvoorbeeld door het stellen van voorwaarden of door de vorm van de hulp, dat deze wordt besteed in overeenstemming met het doel waartoe die wordt verleend. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat voor een kind dat muzikale talenten heeft maar waarvan de ouders de middelen missen om een instrument aan te schaffen, in overleg met een muziekleraar een instrument wordt gekocht in plaats van dat een bedrag wordt verstrekt zonder de zekerheid dat dit ook overeenkomstig wordt besteed.                          

  • Het ondersteunen van projecten in ontwikkelingslanden

Met betrekking tot hulp en ondersteuning van projecten in ontwikkelingslanden concentreert de Stichting zich in het bijzonder op kleinschalige projecten waarbij concrete uitvoering voorop staat. Als voorbeeld kan worden gedacht aan lokale initiatieven die ertoe strekken de kwaliteit van leven te verbeteren. Voorbeelden zijn initiatieven op het terrein van watervoorziening, projecten die de lokale landbouw verbeteren zodat men in de eigen voedselproductie kan voorzien, de bouw van scholen of van kleinschalige  gezondheidsvoorzieningen. De Stichting zal zich specifiek richten op ondersteuning van kleinschalige projecten die vanuit Nederland worden opgezet. Regelmatig worden door groepen burgers en organisaties initiatieven gestart die zonder voldoende fondsen niet van de grond komen of niet succesvol kunnen worden afgerond. De Stichting is niet voornemens zelfstandig dergelijke projecten te starten maar zal zich richten op initiatieven en projecten die door derden worden of zijn opgezet. Bijdragen van de Stichting kunnen zowel betrekking hebben op investeringen (bijvoorbeeld de bouw van een school) als op de exploitatie (bijvoorbeeld van weeshuizen). Er dient sprake te zijn van een concreet project en daarbinnen een concreet bestedingsdoel. Dat houdt ook in dat bij aanvragen zorgvuldig zal worden getoetst of er sprake is van een project dat organisatorisch, financieel en institutioneel maximale zekerheid biedt dat toegezegde middelen ook daadwerkelijk conform de aanvraag worden besteed. Ook dient er bij initiatieven en projecten sprake te zijn van continuïteit waaruit eveneens voorwaarden voortvloeien met betrekking tot de opzet en stevigheid ervan        

  • Het ondersteunen van projecten en initiatieven ter bescherming van natuur milieu en bevordering van duurzaamheid

Het beleid voor natuur en landschap was in het verleden voor een zeer belangrijk deel een verantwoordelijkheid van overheden  op rijks-, provinciaal en gemeentelijk niveau. Voor zover particuliere organisaties daarbij waren betrokken werden hun inspanningen voor een zeer groot deel gesubsidieerd met overheidsmiddelen. Die rol van de overheid wordt steeds minder vanzelfsprekend, deels als gevolg bezuinigingen maar ook als bewuste keuze om de verantwoordelijkheid voor aanleg en beheer van natuur en landschap in private handen te leggen. Er komen steeds meer initiatieven op lokaal en regionaal niveau waarbij burgers en private organisaties zelf verantwoordelijkheid nemen voor ontwikkeling en beheer van natuur en landschap en dus voor het beheer van hun omgeving.  Met name bij kleinschalige initiatieven blijkt vaak dat het lastig is de financiering en exploitatie rond te krijgen, bijvoorbeeld omdat initiatieven qua organisatie en opzet niet passen binnen overheidsregelingen of een te geringe omvang hebben. Ook komt het voor dat het doorlopen van procedures en de administratieve verplichtingen die hiermee samenhangen zodanige inspanningen vragen en zoveel kosten met zich meebrengen dat een beroep doen op overheidshulp geen optie is.

De Stichting stelt zich tot doel in dergelijke situaties hulp en ondersteuning te bieden. Dat betekent dat ook bij deze doelstelling de aandacht is gericht op kleinschalige initiatieven en projecten.  

  • Het ondersteunen van organisaties en initiatieven op sociaal en cultureel gebied

Of er op lokaal niveau sprake is van een vitale samenleving is voor een belangrijk deel afhankelijk van de vraag of een samenleving in staat is de eigen capaciteiten te benutten. Dat geldt in het bijzonder op sociaal en cultureel terrein. Niettemin is het, bijvoorbeeld als gevolg van overheidsbezuinigingen en vergrijzing, niet vanzelfsprekend dat bestaande voorzieningen in stand kunnen worden gehouden. Ook nieuwe initiatieven op sociaal en cultureel terrein kunnen slechts van de grond komen wanneer er voldoende middelen voor aanwezig zijn. De Stichting zal zich in het bijzonder richten op vernieuwende initiatieven die belangrijk zijn voor het behoud van sociale en culturele activiteiten in lokale gemeenschappen. De aandacht gaat daarbij in het bijzonder uit naar vernieuwende initiatieven die door particuliere organisaties worden opgezet en die gebaseerd zijn op zelfsturing. Dat betekent dat burgers en/of organisaties zelf verantwoordelijkheid nemen voor taken die voorheen door overheden of grote instanties werden uitgevoerd. Concreet kan het gaan om vormen van onderlinge hulpverlening of coöperatieve initiatieven voor behoud van voorzieningen in kleine kernen of vormen van zelfbeheer van straten of wijken. De Stichting zal geen initiatieven of voorstellen ondersteunen met een winstoogmerk of die commercieel van opzet zijn. Overwegingen op het vlak van leefbaarheid zullen bij de beoordeling een belangrijke rol spelen. De Stichting richt zich niet op initiatieven en activiteiten die weinig of geen betekenis hebben voor de lokale gemeenschap als geheel of die zeer wel door deelnemers zelf kunnen worden gefinancierd.    

  • 3. Beleidsuitgangspunten

In lijn met het bovenstaande zullen de volgende beleidsuitgangspunten bij besluitvorming worden betrokken: 

  • De Stichting zal zich richten op ondersteuning op kleinschalig niveau. Dat betreft zowel concrete knelsituaties in gezinnen als projecten en initiatieven.
  • Ondersteuning in concrete knelsituaties (deeldoelstelling 5.1 en 5.2 als genoemd in artikel 2 van de Statuten) is aanvullend op bestaande regelingen van overheidsinstanties en zal beperkt blijven tot situaties waarin overheidsregelingen geen of onvoldoende uitkomst bieden, bijvoorbeeld omdat daarin opgenomen toetsingscriteria geen ondersteuning mogelijk maken terwijl die wel nodig is.  
  • Ondersteuning moet leiden tot daadwerkelijke en concrete effecten. Voor ondersteuning in knelsituaties in gezinnen houdt dit in dat urgente problemen zijn opgelost. Permanente en structurele ondersteuning op langere termijn behoort niet tot de beleidsuitgangspunten van de Stichting. 
  • Bij ondersteuning van projecten en initiatieven zal de nadruk dienen te liggen op uitvoeringsniveau. Dat betekent dat de Stichting zich niet of slechts bij wijze van hoge uitzondering zal richten op ondersteuning van procesgerichte projecten waarbij geen helder zicht bestaat op concrete vervolgstappen op het vlak van uitvoering.
  • Uitgangspunt is verder dat de structuur en opzet van projecten zodanig is dat continuïteit naar verwachting is gewaarborgd.     
  • Bij de selectie van projecten zal kritisch worden gekeken naar de verhouding tussen overhead en daadwerkelijke besteding van bijdragen. Waar relevant en waar nodig zullen aan verlening van bijdragen voorwaarden worden verbonden omtrent daadwerkelijke besteding ervan.  
  • Het uitgangspunt dat ondersteuning daadwerkelijke effecten moet hebben leidt er ook toe dat een goede evaluatie niet mag ontbreken. Belangrijk is, zeker in de eerste jaren, dat geleerd wordt van opgedane ervaringen en in het bijzonder wanneer zich situaties zouden voordoen waarin inzet van middelen niet of onvoldoende resultaat heeft gehad. Die evaluatie zal niet algemeen van karakter zijn maar per bijdrage aandacht krijgen. Dat houdt in dat per bijdrage wordt geregistreerd: de omschrijving van de probleemsituatie c.q. de behoefte aan ondersteuning, de motivatie voor het geven van ondersteuning, de bestemming en omvang van de ondersteuning alsmede een rapportage over hoe de bijdrage daadwerkelijk is besteed en specifiek of deze in overeenstemming is met wat werd nagestreefd met het besluit tot verlening van de bijdrage.  
  • Inmiddels heeft zich een praktijk ontwikkeld waarbij schenkingen betrekking dienen te hebben op concrete bestedingen en waarbij de controle op een correcte besteding achteraf bij voorkeur plaatsvindt op basis van overlegde facturen dan wel op een zodanige wijze dat tot genoegen van het Bestuur is aangetoond dat de besteding heeft plaatsgevonden conform de toekenning van de schenking. In iedere toekenningsbrief wordt een voorwaarde met betrekking tot de wijze van verantwoording opgenomen.         


  • Financieel beleid

Er is een aparte bankrekening geopend op naam van de Stichting. Alle inkomsten en uitgaven verlopen via deze rekening en worden verantwoord via deze rekening. De rekening zal exclusief worden gebruikt voor de Stichting. Inkomsten en uitgaven die geen verband houden met de doelstelling en activiteiten van de Stichting zullen niet via deze rekening lopen. Er wordt geen kas gehouden.    

Uitgangspunt is dat de Stichting een sober uitgavenbeleid voert zodat een maximaal deel van de te ontvangen inkomsten wordt besteed ten gunste van de doelen van de Stichting. Dat houdt in dat de activiteiten van de Stichting zoveel mogelijk zijn gebaseerd op vrijwilligerswerk. Om diezelfde reden ontvangen bestuurders geen vergoeding voor hun werkzaamheden, noch vacatiegeld. Enkel door bestuursleden noodzakelijk gemaakte kosten worden op verzoek vergoed. Uitgangspunt is dat inkomsten maximaal worden besteed in overeenstemming met doelstellingen van de Stichting.  

De Stichting zal minimaal 90% van de in een jaar te ontvangen giften in datzelfde jaar besteden aan aanvragen die in overeenstemming zijn met de doelen van de Stichting. Wanneer het niet mogelijk is in december te ontvangen giften nog diezelfde maand te besteden, zal minimaal 90% van deze ontvangsten worden besteed in de eerste zes maanden van het daarop volgende jaar.  

Gelet op het feit dat kleinschaligheid uitgangspunt vormt liggen besparingen ten behoeve van grootschalige projecten of investeringen niet in de rede. Vermogensvorming vormt bijgevolg geen algemeen doel binnen het financieel beleid en is enkel aan de orde wanneer dat uit oogpunt van de continuïteit van de Stichting wenselijk of noodzakelijk is.  Hiertoe wordt verwezen naar Hoofdstuk 6 van dit Beleidsplan.    

De administratie van de Stichting wordt zodanig ingericht dat:

  • Het Jaarverslag een overzicht geeft van de vermogenspositie bij aanvang en einde van ieder jaar.
  • Het Jaarverslag een naar aard en omvang gespecificeerd overzicht biedt van de in enig jaar ontvangen middelen.
  • Het Jaarverslag een naar aard en omvang gespecificeerd overzicht biedt van de bestedingen c.q. uitgaven per deeldoelstelling van de Stichting (zie artikel 2 van de Statuten) in enig jaar.
  • Het Jaarverslag een naar aard en omvang gespecificeerd overzicht biedt van gemaakte kosten in enig jaar.
  • Het Jaarverslag een apart overzicht biedt van door leden van het Bestuur ontvangen onkostenvergoedingen in enig jaar. Conform de Statuten worden geen vacatiegelden betaald.   

  • Verwerven van middelen

De Stichting zal haar activiteiten in het eerste jaar baseren op reeds ten tijde van de oprichting  toegezegde middelen. Ook de jaren erna is de Stichting verzekerd van een jaarlijkse bijdrage, in ieder geval tot 2022. Verdere bijdragen zullen voornamelijk afhankelijk zijn van incidentele giften en/of te ontvangen lijfrentes en/of legaten.

De Stichting zal geen commerciële activiteiten ontplooien.

De Stichting zal, onder meer via een eigen site, bekendheid geven aan haar activiteiten,  aandacht vragen voor de doelstellingen van de Stichting en het belang van ondersteuning benadrukken. Deze activiteiten hebben tot doel te bereiken dat de sympathie voor doelstellingen en activiteiten van de Stichting toeneemt hetgeen een gunstig effect kan hebben op de beschikbare middelen.

De Stichting zal, anders dan door actieve informatievoorziening,  mensen, organisaties en bedrijven niet actief of gericht benaderen c.q. proberen aan te zetten tot het doen van giften maar het initiatief bij betrokkenen laten. De overweging hiervoor heeft rechtstreeks te maken met de aanleiding en met de overwegingen waarom de Stichting is opgericht. Gevolg hiervan is dat wervingskosten minimaal zullen zijn. 

Voor zover aan giften door schenkers bestedingsvoorwaarden worden verbonden zullen deze in overeenstemming moeten zijn met de doelstellingen van de Stichting.  

  • Beheer van het Vermogen 

Vermogensvorming is geen doel van de Stichting. Uitgangspunt van het Bestuur is dat niet meer vermogen wordt aangehouden dan noodzakelijk is voor de continuïteit van de Stichting.  Gelet op de wijze van werken en de kostenstructuur van de Stichting zal de omvang van het eigen vermogen zeer beperkt zijn. Als gevolg van inkomsten die in de maand december van enig jaar worden ontvangen en die niet meer in diezelfde maand verantwoord kunnen worden besteed, kan de balans een hoger eigen vermogen tonen. In december ontvangen inkomsten zullen in het opvolgende jaar voor minimaal 90% worden besteed in overeenstemming met de doelen van de Stichting. Gelet hierop zullen gelden van de Stichting deels in rekening courant worden aangehouden en deels op een spaarrekening waarbij over de tegoeden direct c.q. op korte termijn (bijvoorbeeld een maands- of driemaands-deposito) kan worden beschikt. Een uitzondering vormen situaties waarbij niet sprake is van een eenmalige donatie maar wanneer de Stichting besluit verplichtingen aan te gaan om gedurende meerdere jaren een bijdrage te leveren aan een project of initiatief. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij de bestedingsdoelen zoals genoemd in artikel 2 lid 5.3, 5.4 en 5.5 van de statuten van de Stichting. In dat geval zal het daarvoor benodigde bedrag van meet af aan worden gereserveerd zodat aan de aangegane verplichtingen kan worden voldaan. Een deel van dat bedrag kan dan langer worden vastgezet, afhankelijk van de duur van de aangegane verplichting.  

Ook is denkbaar dat de Stichting inkomsten verwerft als gevolg van uiterste wilsbeschikkingen of giften waarbij expliciet als voorwaarde is gesteld dat het geschonken vermogen in stand moet blijven en slechts inkomsten uit dat vermogen mogen worden aangewend conform de doelstelling van de Stichting. Het vermogen van de Stichting neemt dan toe als gevolg van aan giften verbonden voorwaarden en niet als gevolg van een welbewust door de Stichting nagestreefd doel.  

  • Besteding van het vermogen

Belangrijk is de vraag op welke wijze aanvragen voor een bijdrage binnen de Stichting worden ontvangen. Daarbij dient een onderscheid te worden gemaakt tussen aanvragen voor hulp en ondersteuning in individuele gevallen en aanvragen van organisaties. Bij aanvragen die betrekking hebben op de bestedingsdoelen als genoemd in artikel 2 lid 5.1 en 5.2 van de statuten van de Stichting zal contact worden gelegd met organisaties die uit hoofde van hun activiteiten met dergelijke situaties worden geconfronteerd. Daarbij valt te denken aan vrijwilligers binnen organisaties zoals VluchtelingenWerk die vluchtelingen die van de overheid een verblijfsstatus hebben gekregen helpen bij hun inburgering of aan vrijwilligers die op sociaal terrein of binnen  kerken actief zijn. Zij zijn doorgaans goed op de hoogte van probleemsituaties waarin hulp dringend nodig c.q. zeer gewenst is. Ook zullen bestaan en doelstelling van de Stichting onder de aandacht worden gebracht van (bestuurders en medewerkers van) gemeenten. Meerdere bestuursleden zijn al vele jaren actief in vrijwilligers- en bestuurskringen op terreinen die tot het werkgebied van de Stichting behoren en  beschikken over een uitgebreid netwerk binnen de aandachtsvelden van de Stichting (sociale problemen, vluchtelingen, gezondheidszorg, onderwijs, cultuur, natuur, ontwikkelingshulp).  

De reden hiervoor is dat de ervaring leert dat het lastig is bij individuele aanvragen de noodzaak van ondersteuning te controleren en de besteding van middelen. Pogingen daartoe stuiten op het probleem dat instanties zich, overigens begrijpelijk, beroepen op respectering van de privacy van betrokkenen. Met betrekking tot aanvragen van asielzoekers is besloten dat we geen giften doen voor bestedingen waar overheden middelen voor beschikbaar stellen. Overweging daarbij is dat de omvang van de beschikbare middelen van de Stichting volstrekt onvoldoende is om ook maar enigermate tekorten als gevolg van bezuinigingen door het rijk te compenseren. We hebben ook geen criteria aan de hand waarvan we aanvragen (bijvoorbeeld voor gezinshereniging) onderling kunnen vergelijken op basis van noodzaak of menselijk leed. 

Voor aanvragen die betrekking hebben op bestedingsdoelen als genoemd in artikel 2 lid 5.3, 5.4 en 5.5 van de statuten van de Stichting zullen aanvragen veelal afkomstig zijn van de betreffende organisaties of initiatiefnemers.      

De Stichting streeft er op langere termijn naar de inzet van middelen evenredig over de bestedingsdoelen als genoemd in artikel 2 lid 5 van de statuten van de Stichting te verdelen. Van jaar tot jaar kunnen hierin verschillen zitten, afhankelijk van knelsituaties die zich voordoen of van de aard van ontvangen aanvragen voor ondersteuning.    

Indien binnen een bestedingsdoel de beschikbare middelen onvoldoende zijn om alle aanvragen die aan de criteria voldoen te honoreren kunnen, indien binnen andere bestedingscategorieën middelen niet worden gebruikt, worden overgeheveld. Indien ook dan onvoldoende middelen beschikbaar blijken te zijn zal het Bestuur selecteren op grond van urgentie

  • Begroting 

Op basis van de ervaringen vanaf de oprichting zullen de jaarlijkse inkomsten grotendeels bestaan uit lijfrenten, overige giften en ontvangen rente-inkomsten. De ervaring leert ook dat de kosten zeer beperkt zijn aangezien bestuursleden geen vergoeding ontvangen en hun werk geheel op basis van vrijwilligheid verrichten. De kosten kunnen daardoor uiterst beperkt blijven tot administratieve kosten (zoals kosten die aan een bankrekening zijn verbonden en een gering bedrag voor het onderhouden van de website).   

  • Intern functioneren en Beschikkingsmacht

Er is voor gekozen regels omtrent het functioneren van bestuur inclusief interne communicatie en besluitvorming op hoofdlijnen vast te leggen in de Statuten van de Stichting.

Door de Voorzitter worden enkele malen per jaar ontvangen aanvragen via de mail ter beoordeling voorgelegd aan de leden van het bestuur. Op basis van ontvangen standpunten wordt bij meerderheid besloten of een aanvraag wordt toegewezen of afgewezen en volgt afwikkeling van de aanvragen door secretaris en penningmeester op basis van een door de voorzitter gemaakte samenvatting van ontvangen reacties en daaraan verbonden conclusies.  Tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering worden genomen besluiten geformaliseerd en in de besluitenlijst vastgelegd.   

In januari van enig jaar maakt de secretaris een Jaarverslag en maakt de penningmeester een Financieel Verslag met daarin een staat van baten en lasten van het betreffende jaar en een balans per einde boekjaar.

Er wordt geen kas gehouden. De voorzitter en minimaal een ander bestuurslid (niet zijnde de penningmeester) controleren de bankrekeningen, zowel naar in- en uitgaande betalingen als naar het eindsaldo per einde boekjaar.   

  • Communicatie

De Stichting neemt zich voor open naar buiten te communiceren over doelstelling en activiteiten. Daartoe zal een website worden ingericht en beheerd onder de naam www.stichtingpaulien.nl 

Deze site zal zowel worden benut om informatie te geven over het werk van de Stichting maar ook om in het algemeen aandacht te vragen voor wat waardevol maar tegelijkertijd kwetsbaar is.  Het meest recente Beleidsplan wordt op de website gepubliceerd.  

De Stichting publiceert ieder jaar een Jaarverslag waarin niet slechts inzicht wordt gegeven in de financiële resultaten maar dat ook een beleidsmatige paragraaf omvat. In deze paragraaf zal worden ingegaan op de aard van de bestedingen, alsmede op de overwegingen die daarbij een rol hebben gespeeld. Dat geldt in het bijzonder wanneer sprake is van verschuivingen in de verdeling over de verschillende deeldoelstellingen of wanneer op grond van een evaluatie van opgedane ervaringen wordt besloten tot een bijstelling van toetsingscriteria waar aanvragen aan moeten voldoen om zo de besteding van middelen beter te laten aansluiten bij de doelstellingen van de Stichting.  Het jaarverslag wordt uiterlijk per 1 mei in het daarop volgend jaar op de website gepubliceerd.      

*************************